¿Tu despacho profesional funciona como una empresa?

¿Tu despacho profesional funciona como una empresa?

¿Conoces algun despacho con departamento comercial o de comunicación?

Después de asesorar a algunos despachos profesionales de diferentes sectores y especialidades, como despachos de abogados, de arquitectos o, incluso, clínicas médicas; hemos observado que uno de los mayores problemas que tienen es la dificultad de tratar su negocio como una empresa.

Los profesionales colegiados, independientemente de su profesión, actúan de forma parecida.

Tanto abogados, como médicos o arquitectos, por ejemplo, tienen un alto grado de conocimiento sobre su especialidad pero, en muchos casos, desconocen cómo funciona y se gestiona una empresa en todas sus vertientes: desde la propia gestión del equipo profesional y la política de comunicación interna, a cómo captar clientes o en qué consiste crear una identidad y estrategia digital.

Si lo consideramos de forma lógica, un despacho, debería funcionar de la misma manera que cualquier empresa. ¿Y cómo se organiza una empresa? Creando departamentos por áreas: el departamento financiero, el de recursos humanos, el de marketing y comunicación, el comercial o el legal, por citar algunos. No obstante, esta misma estructura raramente se observa en los despachos profesionales que, por el contrario, acusan las mismas necesidades que cualquier otro negocio. Entonces, ¿porqué no se estructuran de la misma manera? Simplemente, por una cuestión de tradición, sectores y falta de conocimiento. Aquí, es donde escoger a un buen consultor de negocio que nos ayude a estructurarnos mejor y que cree los diferentes departamentos de forma interna o mediante un outsourcing de servicios, puede resultar clave.

Si tienes un despacho, es importante empezar a salir de tópicos tan conocidos como, por ejemplo: mis clientes nos conocen por el ‘boca a boca’, ‘siempre lo hemos hecho así’ o ‘todos mis empleados forman una gran familia’.

Con el fin de ayudar a estos profesionales colegiados y a dar el paso para empezar a actuar como cualquier empresa, profesionalizando así la estructura de su negocio, hemos pensado algunos consejos o tips sobre diferentes puntos clave que creemos que debes tener una cuenta.

Tratar tu despacho como una empresa.

En primer lugar, analiza tu despacho (a nivel operativo, digital, de línea gráfica , humano, comercial, financiero y a nivel de marketing y comunicación). A continuación, crea una estrategia transversal para cada una de las áreas que has evaluado y diferencia, en la misma, la política externa (clientes, proveedores, partners, etc…) de la interna (empleados y local/oficina). Por último, considera qué acciones debes tomar en cada una de las áreas y crea medidores que te permitan estudiar, a posteriori, el resultado de las mismas, con el objetivo de corregirlas o bien mejorar las que se han tomado.

Sin perjuicio de lo comentario anteriormente, en la mayoría de los casos existen normas deontológicas que nos reducirán mínimamente las acciones que se pueden adoptar en todas las áreas.

No obstante, la necesidad de dar un salto adelante es más acuciante que nunca. Los sectores están evolucionando. Cada vez tenemos más startups de Legaltech como ‘Bigle Legal’, ‘Pyme Legal’ o ‘Mil contratos’. Existen directorios como ‘Top Doctors’ que listan a los mejores profesionales de la medicina. ‘Habitissimo’ es uno de los primeros Marketplace que une al usuario con los profesionales de la construcción, arquitectos e interioristas. Las startups que surgen funcionan como empresas. Quizás es el momento de que tu despacho se transforme.

Empieza el cambio, nosotros te ayudamos.

 

 

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Consigue que te firmen los presupuestos: Claves del seguimiento comercial

Consigue que te firmen los presupuestos: Claves del seguimiento comercial

Todos queremos captar nuevos clientes y crear la perfecta estrategia comercial. Esa es la base de cualquier empresa. Presentar una propuesta de servicios, que nos la acepten, facturar más y contener los costes. Sin embargo, no siempre resulta tan sencillo.

Una vez conseguimos el primer contacto con nuestro público objetivo y nos conceden una reunión, es de suma importancia obtener un buen briefing de las necesidades que nos transmite nuestro cliente potencial para poder desarrollar una propuesta de servicios completamente a medida.

Así pues, una vez hemos presentado nuestro presupuesto al cliente se erige una cuestión sumamente importante: realizar el seguimiento de la propuesta con el fin de que acaben contratando los servicios ofrecidos.

El seguimiento comercial hasta el cierre o venta de la propuesta es una de las partes clave en el proceso. No obstante, saber realizar este seguimiento de forma adecuada no siempre es fácil. Es necesario diseñar una buena estrategia con el fin no sólo de convencer a nuestro cliente potencial para que firme nuestra propuesta sino para generar una relación duradera comprador/proveedor.

Por ello, queremos dar ciertas pautas para no fracasar en el intento:

·            Urgencia: Identifica si tu target tiene prisa, o bien la tienes tú, para cerrar la operación. A nadie le atrae que no paren de llamarle o mandarle emails pidiendo feedback. Para evitar ser el ‘pesado’ que no para de llamar sería bueno recordar que:

o  Generalmente quién vende siempre tiene más prisa que quién compra

o  Deja claro cómo se hará el seguimiento de la propuesta y el timing cuando mandes el presupuesto al cliente. En ese momento, es importante comentarle al cliente cuándo volverás a contactar con él para saber su feedback y mediante qué canal (por email, mediante una reunión o mediante una llamada)

o  Si no atiende tu llamada o bien no contesta el correo, dale tiempo.

·            Canales de comunicación: Es importante escoger bien el canal de comunicación mediante el cual hacemos el seguimiento de la propuesta. Cuando queramos dejar constancia de algún término es siempre mejor mandar un email. En cambio, una llamada siempre puede llegar a ser más distendida y el cliente agradecerá ese trato personal. En este aspecto, siempre recomendamos evitar mandar mensajes por WhatsApp a los clientes ya que esta aplicación móvil está destinada a la vida personal y no a la profesional, por tanto, corremos el riesgo de ser demasiado intrusivos.
Consejos Captar clientes

·            Perseverancia: Hay propuestas que parecen condenadas al fracaso. El cliente no nos da “feedback”, no da la oportunidad de reunirnos con él y no contesta nuestros emails. En ese caso, es importante no darse por vencido. Aunque se den todas esas circunstancias podemos retomar el contacto sin resultar demasiado intrusivos o pesados. Para ello, es bueno enfriar la propuesta e intentar retomar un contacto más distendido. Un buen tip es mandar a nuestro cliente potencial alguna noticia de su sector, felicitar alguna festividad como las Navidades, el verano o un puente, o bien invitarle asistir a algún evento o feria que creamos que pueda ser de su interés. De esta manera, lograremos cambiar el tono de comunicación, dejar la propuesta comercial de lado, crear un ambiente más relajado con el objeto de retomar la conversación para, luego, si volvemos a tener un “feedback” positivo por parte del cliente, poder volver a abordar el presupuesto presentado con anterioridad.

Finalmente, un último consejo útil, siempre resulta mejor presentar las propuestas a nuestro cliente en persona. De esta manera, conseguimos poder resolver las dudas que pueda tener al momento, le ofrecemos un servicio más personalizado y resulta más fácil poder concretar el siguiente paso dentro de la negociación para que nos contraten los servicios que le proponemos.

Ramon Pedragosa, CEO Tactius (tactius.com/rpedragosa@tactius.com)

 

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IBTM: Cómo hacer el seguimiento de un evento en 5 puntos

IBTM: Cómo hacer el seguimiento de un evento en 5 puntos

¿Has asistido a IBTM 2016? Descubre cómo hacer el seguimiento de un evento en 5 puntos.  Aprovechando que estamos en semana de puente y que hace nada asistimos a IBTM, la feria más importante a nivel mundial del sector MICE en Barcelona, nos gustaría poder explicar porqué es importante el seguimiento de un evento y de qué manera lo podemos realizar.

En primer lugar, debemos diferenciar entre los eventos que organizamos y los eventos a los que asistimos ya sea como asistente o como expositor, ya que la forma de realizar el seguimiento postevento será algo diferente.

Si asistimos a un evento ya sea grande como IBTM o pequeño, resulta de capital importancia contactar y hacer un seguimiento de las nuevas oportunidades que hemos creado durante la feria. Los eventos, a parte de poder ir a picar algo en los stands o que nos regalen un par de bolis, es una fuente importante de nuevos potenciales clientes. Así siempre debemos emplear un tiempo después de cada evento para poder contactar a los nuevos profesionales que hemos conocido.

¿Cómo hacemos el seguimiento post evento?

Siguiendo estos 5 puntos que explican cómo realizar un seguimiento después de un evento y su importancia a nivel comercial.

  1. Es necesario realizar una revisión de las tarjetas y del material recopilado durante la feria. Podrás ver si tienes tarjetas duplicadas con tus compañeros de trabajo y podrás decidir quién debería contactar con cada profesional según el campo de expertise de cada uno de vosotros.
  2. Aunque haya tarjetas que pienses que no tienen interés para vuestra empresa, no las descartes. Nunca se sabe que necesidades cruzadas pueden surgir y, debido a que para vuestra empresa no lo consideráis como target, esa condición puede permitirte ser más agresivo comercialmente.
  3. Investiga sobre cada uno de los contactos hechos en el evento tanto en su web como en las redes sociales (como por ejemplo, LinkedIn o Twitter). Este ejercicio nos servirá para enfocar el mensaje que enviaremos, recordar lo comentado durante el evento y descubrir nuevas posibles necesidades.
  4. Redacta un mensaje para realizar el seguimiento del evento o de la feria. El mensaje debería siempre contener una parte generalista en la que nos referiremos al evento o a la feria como nexo de conexión y motivo para contactar a cada profesional. Seguidamente explicaremos sucintamente nuestra empresa. Esta parte del mensaje será igual para cada miembro de nuestro equipo que asistió en el evento. Sin embargo, resulta imprescindible adaptar el resto del mensaje a nuestro interlocutor basándonos en lo que comentamos durante la feria (para ello, resulta útil realizar anotaciones sobre cada tarjeta de visita durante el evento), así como aquello que hayamos podido descubrir en su web o en las redes sociales y que creemos que puede ser de interés para nuestro target.
  5. El mensaje siempre debe ser lo más concreto posible y sin caer en la promoción o publicidad de productos, servicios u ofertas. Deberíamos acabar nuestro mensaje de contacto post evento proponiendo una reunión o una videoconferencia para concretar los aspectos que creemos interesantes en persona.

Aprovecha y asiste a los eventos que son de interés para conseguir nuevos clientes y no sólo a los de tu sector. ¡Podrás crear nuevas oportunidades de negocio, captar nuevos clientes y establecer relaciones con otros profesionales que pueden ayudarte en un futuro!

 

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Dime cómo te vistes y te diré cuántos clientes pierdes

Dime cómo te vistes y te diré cuántos clientes pierdes

Cierre los ojos. Piense en un ejecutivo de éxito. Imagíneselo entrando con paso firme en una sala de reuniones. Abra los ojos. Probablemente su mente dibujó un hombre alto y moreno, con un impecable traje hecho a medida, con corbata de seda según los estándares de la moda y buenos zapatos italianos. Ciertamente, hay unos criterios aceptados por el mundo profesional sobre la apariencia y la vestimenta que debemos usar en el trabajo. Pautas variables según el sector y el propio rango del empleado pero que, en multitud de ocasiones, vienen marcados por la propia empresa quien dicta su código de conducta y profesionalidad y, en ellos, incluyen con todo detalle qué prendas son adecuadas para vestir durante el desarrollo de nuestra profesión.

Actualmente se demanda a cualquier profesional innovación, creación y nuevas fórmulas de éxito. Se requieren aptitudes, idiomas y habilidades. Confiamos responsabilidades de peso a nuestros empleados y, en cambio, no podemos confiar en su criterio cuando se visten para ir a trabajar. ¿Paradójico, no?

Steve Jobs comentó, a raíz de una entrevista, el criterio que seguía para escoger su atuendo durante la presentación de los productos de Apple en los que aparecía vistiendo unos vaqueros y un jersey negro. El directivo explicó la importancia de quitarse protagonismo y dárselo al propio producto, de mostrarse como una persona accesible, aún y siendo uno de los CEO más influyentes del mundo y, sobretodo, de generar empatía con el comprador potencial de ese producto, ya que su target es un público objetivo que no supera los 50 años de media.

Por desgracia, en el sector legal ni siquiera se piensa en la barrera que puede producir un traje y una corbata entre nosotros y nuestro cliente que, por ejemplo, podría ser un representante sindical o un empresario de éxito en el área de IT o de negocios online. Esas personas que en su ámbito profesional suelen ir vestidas con vaqueros y polos, muchas veces gracias a los diferentes varemos, normalmente más modernos, que marcan su propio sector nos verán con nuestro traje caro, corbata de Hermes y gemelos de oro. ¿Creen que se sentirán cómodos expresándose con libertad ante nosotros y sin que ello represente cierto recelo o una barrera en la comunicación?

Marketing de moda: ¿cómo captar clientes?

En mi experiencia, seguramente se podrían estar preguntando qué demonios le puede importar a este letrado mi minúsculo problema o bien acabar concluyendo que quizás prefiere que le represente otra persona que ofrezca una imagen más consonante con su empresa, con él mismo o con su asunto. Nuestra vestimenta cuando trabajamos marca de forma tácita el trato con nuestro interlocutor. Generamos empatía o distancia según la imagen que proyectamos cosa que puede resultar clave en el ejercicio de nuestra profesión. Vistiéndonos en consonancia a nuestro interlocutor conseguiremos que se exprese con mayor libertad y sin presión.

A nuestro cliente le importa bien poco cuánto afirmemos saber sobre leyes, la nueva reforma de algún oscuro reglamento o cuántas veces nos dejemos ver por la Audiencia Nacional gracias a los grandes casos que llevamos. Él quiere que le escuchemos y nos preocupemos por su problema, que le ofrezcamos soluciones reales, que le demos ese valor añadido que cada abogado o firma deber identificar, tener y comunicar a su target.

En cualquier empresa y, también, en un despacho de abogados hay dos puntos clave: Captar clientes y, luego, fidelizarlos.

De este modo, quizás es el momento de darnos cuenta que una de las armas implícitas que tenemos para convencer a nuestro cliente de que nos contrate o bien de que siga contratándonos en un futuro, es la imagen que proyectamos, la empatía y cercanía que puede crear nuestra vestimenta por asemejarse a la de nuestro interlocutor.

No es que defienda vestir en vaqueros sí o sí, pues un abogado debe usar traje en algunos ámbitos de su ejercicio profesional como podría ser cuando representa una causa en juicio o en una reunión con una empresa más tradicional. No obstante, el punto clave es aprender a dar libertad a los letrados para escoger la vestimenta en nuestro ámbito profesional y adecuarla al tipo de clientes que tenemos para así comunicar de la mejor manera, y ganar esa empatía imprescindible en el ejercicio de la profesión de abogado que, al final, hará que ganemos un cliente más.

 

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Diseño de interiores, el marketing invisible para el sector hotelero y de restauración

Diseño de interiores, el marketing invisible para el sector hotelero y de restauración

En multitud de ocasiones se deja de lado la parte más física de nuestro mundo offline, nuestro local o espacio de negocio. ¡Error!.

Nuestro esfuerzo en marcar una estrategia concreta, un plan de marketing ON+OFF, crear la mejor línea de comunicación dependiendo del canal, hacer estrategias de captación de clientes, todo ello, puede no servir de nada si no se conjuntan dos factores. Qué nos transmite el local o el espacio y cómo es el trato personal. Del segundo punto, trataremos en otro artículo en el blog de Tactius. Centrémonos en qué cuenta de nosotros el espacio de trabajo.

Un mismo local puede transmitir diferentes emociones, sensaciones y percepciones según como hayamos resuelto el diseño de interiores. Por tanto, parece lógico pensar que la propia decoración y distribución de nuestro local debería ser no un paso previo antes de empezar a realizar un análisis interno y externo que nos encamine a diseñar una estrategia, sino parte de esa misma estrategia.

Junto con el diseño del logo, la línea gráfica o el diseño web, el interiorismo debe ser la piedra filosofal y el punto de partida de la estrategia offline. Es nuestra carta de presentación a nuestros clientes. Tan es así que incluso existen diferentes restaurantes y hoteles en todo el mundo, que han conseguido distinguir tanto o incluso más por su apuesta diferente en interiorismo que por los productos o servicios que ofrecen.

Al aceptar la premisa de que el diseño de interiores no es un estadio previo sino una herramienta más dentro un plan de marketing debemos entender que, por tanto, requiere de la realización de un análisis previo de la situación a fin de que vaya de la mano con nuestro plan de marketing y comunicación. Es decir, no podemos querer crear un restaurante que proponga una experiencia gastronómica basada en tapas de fusión si contamos con un local con un aspecto viejo y poco cuidado. Así, el diseño del interior del restaurante o hotel debe pensarse previamente conjuntamente con la estrategia marcada y el plan de marketing que queremos implementar, tanto online como offline. Dicha homogeneización en el mensaje, hará que nuestro cliente se encuentre con una experiencia integrada y que la imagen digital corresponda con la que damos a nivel offline, a través de nuestro espacio de negocio.

Por todo ello, debemos apostar desde un inicio en proponer una oferta gastronómica o de turismo, coherente en todos los ámbitos. Esta filosofía nos ha hecho incluir en nuestro equipo de colaboradores tanto a expertos en interiorismo como arquitectos, a fin de poder trabajar con ellos desde un principio aunando esfuerzos para construir una estrategia conjunta que haga que venir a nuestro negocio, sea una experiencia única.

 

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